今日は金曜日、今週も残りわずかとなりました。
日々仕事をしていると様々な資料や報告書が溜まっていきます。
夏休み明けのこの時期は、新型コロナウイルス感染防止に関する伝達事項や資料が日々送られてきます。
可能なかぎりデータで保管するようにしていますが、紙ベースで保管せざるを得ないものもあり、中々ペーパレスが進んでいません。
SDGsの観点からも、より意識していかなければと常に考えています。
紙ベースでの保管と言えば、「名刺」の管理も結構大変な作業です。
初対面の方とは名刺交換をすることが一般的なので、あっという間に複数の方の名刺が溜まることになってしまいます。
これまでも名刺の管理に苦労しながら、様々な方法を試してきました。
社会人になった20数年前から行っていた保管方法は、次のような「名刺ホルダー」の活用でした。
実物の名刺をホルダーに入れていくため、厚いホルダーが何冊にもなり、保管のスペースもそれなりに必要でした。
その後、校長になってからは「デジタル名刺ボックス」を使っていました。
実物の名刺をスキャナーで読み込み、データをパソコンで管理する方法でした。
データ化できるため、保管スペースは必要ありません。
ただし、読み込みをするためには時間がかかり、まとめて読み込むときには結構な時間がかかっていました。
便利なようでいながら、読み込み作業が面倒になってしまい、いつの間にか溜まっているような状態でした。
便利になったとはいえ、やや面倒な作業も必要であった「名刺管理」ですが、今は本当に簡単に管理ができています。
それは、「名刺管理アプリ」を活用するようになったからです。
すでにビジネスマンの間では一般的になっているようですが、私は「Eight(エイト)」という名刺管理アプリを使っています。
名刺の保管は極めて簡単で、スマホで名刺を撮影するだけで、名刺の保管は完了です。
企業別や名前順などの管理はもちろん、検索も簡単にできます。
ページをめくることも、パソコンを立ち上げることも必要なく、全てスマホで見ることができます。
さらにオンライン上で名刺交換をすることも可能で、気付かないうちに初対面のかたと繋がっていることもあります。
技術の進歩は極めて目覚ましいものだと改めて実感しています。
様々な分野でデジタルやオンラインの活用が進んでいますが、まだまだ進歩していくのでしょう。
短縮できた時間を有効に活用して、これまでできなかった活動にも取り組んでいきたいと思います。
